Arbeitsverteilung
Die Arbeit im Weltladen ist anspruchsvoll und umfasst viele Bereiche. Für eine gute Ladenorganisation ist es wichtig, die einzelnen Bereiche klar zu benennen und voneinander abzugrenzen. Dann fällt es auch Neuen leichter, den Überblick zu bekommen und sich einzuarbeiten. Je transparenter die Arbeitsorganisation und Arbeitsteilung ist, umso seltener kommt es zu Missverständnissen und Ärger. Wenn die Verantwortlichkeiten klar sind, lässt sich auch die Arbeitsverteilung zwischen Haupt- und Ehrenamtlichen ohne ständige Reibereien besser regeln.
Einige Tätigkeiten im Weltladen können gut von einer Einzelperson wahrgenommen werden. Für andere eignen sich eher Arbeitsgruppen. Manche Bereiche sollten auch von der gleichen Person verantwortet werden. Je nach Rechtsform ist klar, dass bestimmte Arbeitsbereiche in Verantwortung des Vorstands (Verein bzw. eG), des Aufsichtsrats (eG) oder auch der Geschäftsführung liegen können – die sie nicht immer selbst wahrnehmen müssen, sondern auch delegieren können.
Mögliche Tätigkeitsbereiche
Eine Liste von typischen Aufgaben im Weltladen findet sich unten bei "Zur Weiterarbeit" zum Download. Hier ein Auszug:
Einkauf
- Bestellung Lebensmittel
- Bestellung Textil/Mode
- Bestellung Non-Food
- Warenannahme und -kontrolle
- Warenauszeichnung
Verkauf
- Regelmäßiger Ladendienst
- Regale auffüllen
- Preiskalkulation
- Lagerhaltung, MHD-Kontrolle
Organisation der Gruppe
- Dienstpläne
- Gewinnung neuer Ehrenamtlicher
- Erstgespräch neue Ehrenamtliche
- Einarbeitung neuer Ehrenamtlicher
- Betreuung der ehrenamtliche Mitarbeiter*innen
- Interne Kommunikation und Kommunikationsstrukturen
- Vor- und Nachbereitung von Ladensitzungen
- Pflege Weltladen-Handbuch
- Organisation von Team-Events
- Organisation von Fortbildungen
Ladengestaltung
- Ladeneinrichtung und -ausstattung
- Gestaltung von Ladeninnenraum, Displays, Preisschildern etc.
- Warenpräsentation, Regalpflege
- Dekoration von Aktionsflächen
- Schaufensterdekoration
- Außengestaltung
- Raumpflege
- Technik
Öffentlichkeitsarbeit und Werbung
- Ansprechpartner*in für Medien
- Pressemitteilungen
- Werbeplanung
- Anzeigen, Plakate, Handzettel
- Kund*innenzeitung, Newsletter
- Social Media
- Die eigene Website
Besondere Aktionen (Verkaufsförderung)
- Probieraktionen
- Produktschwerpunkt-Aktionen / Produkt des Monats
- Tage der offenen Tür
- Planung für Stände
- Sonderangebote
Service
- Kund*innenbetreuung
- Betreuung von Aktionsgruppen und Fair-Handels-Gruppen
- Belieferung und Gewinnung von Großkunden (z.B. Institutionen)
Informations-/Kampagnenarbeit
- Produkt- und Handelspartnerinformationen aktuell halten
- Infoveranstaltungen im Laden
- Teilnahme an Kampagnen (z.B. Weltladentag, Faire Woche)
- Fortbildung von Ehrenamtlichen zu Kampagnen
Finanzbereich - Buchhaltung/Controlling
- Technische Betreuung der Kasse
- Kassenführung/Buchführung
- Kontoführung/Überwachung der Liquidität
- Kontakt zur Bank und ggf. Steuerberater*in
- Kassenprüfung
- Erstellung von Bilanzen bzw. Gewinn- und Verlustrechnung
- Planung von Investitionsbedarf und Überschussverwendung
- Beobachtung und Analyse von Umsatz und Ertrag, Umsatz- und Rohertragsplanung
- Fundraising (Mittelbeschaffung, Zuschussanträge etc.)
Vernetzung
- Teilnahme an Regionaltreffen/Stammtischen
- Kontakt zu dem*der Fair-Handels-Berater*in
- Kontaktpflege zum Weltladen-Dachverband
- Kontakt zu sozial-ökologischer Akteurslandschaft
- Kontakt zur Kommune
Bildungsarbeit
- Kontakt zu Bildungseinrichtungen
- Angebote für Schüler*innen
- Angebote für Erwachsene
Leitungsaufgaben (Vorstand oder Leitungsteam)
- Grundlegende Entscheidungen
- Strategie und Planung
- Arbeitsplatzbeschreibung und Personaleinstellung (v.a. bei Hauptamtlichen)
Tipps
- Der Einkauf sollte in einer (eher kleinen) AG organisiert werden.
- Die Bestellung der Non-Food-Ware lässt sich am besten nach Warengruppen oder Sortimentsbereichen (und nicht nach Lieferanten) aufteilen. Das baut gleichzeitig Fachkompetenz für bestimmte Sortimentsgruppen auf.
- Auch für die Öffentlichkeitsarbeit und Werbeplanung bietet sich eine AG an, allerdings ist eine Ansprechperson für die Medien und Prominente etc. sinnvoll.
- Die Betreuung von Website oder Social Media-Auftritt kann gut an Personen delegiert werden, die nicht ins alltägliche Ladengeschehen involviert werden, wenn es einen guten Infofluss und klare Anweisungen gibt. Die Schaufenster- und Ladendekoration sollte in den Händen weniger liegen, damit für die Kund*innen eine klare Linie erkennbar ist. Die Finanzverwaltung und Buchführung sollten sich ebenso nur max. 3 Leute teilen.
- Für die Technik/IT sollte es 1-2 Verantwortliche geben. Diese können auch aus dem Umfeld des Ladens kommen.
- Die Vorbereitung der Ladensitzungen etc. ist eine Leitungsaufgabe, die in den Händen von wenigen Mitarbeiter*innen liegen sollte.
- Auch wenn die Arbeitsbereiche klar voneinander getrennt werden sollten, muss es verbindliche gemeinsame Absprachen geben, z.B. hinsichtlich der Jahresplanung, deren Koordination einigen wenigen Menschen (z.B. dem Vorstand) überlassen bleibt. Unsinnig wäre es z.B., wenn die Werbegruppe sich auf andere Produkte für die Frühjahrs-Promotion einigt als die Dekorationsgruppe für das Schaufenster. Eine gute Jahresplanung verhindert Streitigkeiten und sichert den langfristigen Erfolg des Ladens, weil alle Aktivitäten zusammenpassen und alle am gleichen Strang ziehen.
Leitung
Jede Gruppe braucht eine Leitung, um zielgerichtet arbeiten zu können, und jede Gruppe hat auch eine Leitung – sei es ausgesprochen (besser) oder unausgesprochen (schlechter). Oft kommt dabei "Macht" von "machen", d.h. wer viel im Laden arbeitet, hat oft auch mehr zu sagen. Das muss nicht automatisch so sein, ist aber auch nicht unbedingt von Nachteil, wenn es Klarheit darüber gibt.
Die Leitung kann von einer einzelnen Person oder von einem Team wahrgenommen werden. Wichtig ist nur, dass klar benannt und allen bekannt ist, wer für bestimmte Bereiche "das Sagen hat". Wenn es im Weltladen eine hauptamtliche Mitarbeiter*in gibt, hat diese oft auch die Leitung des Teams inne, weil der Träger sie explizit dafür angestellt hat. Denkbar ist aber auch die gemeinsame Leitung mit freiwillig Engagierten. Mit der Hauptamtlichkeit ist also nicht automatisch schon eine Hierarchie vorgegeben. Man sollte sich vorher darüber verständigen, gemeinsame Regeln absprechen und diese Regeln für alle Mitarbeiter*innen öffentlich machen.
Stand: Oktober 2024
Quelle
Weltladen-Dachverband (2015): Grundkurs Weltladen. Modul 7 “Ladenorganisation”