E-Rechnung
Hintergrund
Zum 1. Januar 2025 werden elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) verpflichtend im B2B-Bereich. Die neue Regelung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das die Bundesregierung im März 2024 beschlossen hat.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem speziellen elektronischen Format (keine PDF-Datei), das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Zwei Formate haben sich etabliert:
- ZUGFeRD ist das überwiegend verwendete Format und eine Kombination aus PDF-Rechnung und einer eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. Sie kann sowohl von Menschen als auch von Computern gelesen werden.
- XRechnung ist ein rein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat auf XML-Basis, das vor allem für Rechnungen an öffentliche Stellen in Deutschland genutzt wird. Sie lässt sich nicht ohne Weiteres wie ein PDF lesen, kann aber direkt automatisiert verarbeitet werden.
Die neue Regelung betrifft alle Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen. Auch Weltläden gelten hier als Unternehmen.
Empfang elektronischer Rechnungen
Jede Organisation muss in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. In der Regel genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Rechnungen im ZUGFerD kommen asl PDF und können wie gewohnt gelesen werden. Für reine XML-Rechnungen können kostenlose Programme oder sogenannte Viewer genutzt werden, z.B. der ELSTER-Viewer.
Ausstellen von elektronischen Rechnungen
Hier hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen:
- Bis Ende 2026 sind sogenannte "Sonstige Rechnungen" im PDF-/Word-/Excel-Format noch zulässig. Voraussetzung: Das empfangende Unternehmen muss damit einverstanden sein.
- Ab 1. Januar bis 31. Dezember 2027 gilt diese Übergangsregel noch für Organisationen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Das dürfte auf die meisten Weltläden zutreffen.
- Ab 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Organisationen, auf die nicht eine der nachstehenden Ausnahmen zutrifft.
Ausnahmen für die Erstellung elektronischer Rechnungen
In diesen Fällen muss keine E-Rechnung ausgestellt werden:
- Rechnungen im B2C Bereich, also an Privatkund*innen
- sogenannte Kleinbetragrechnungen bis 250 € netto
- Rechnungssteller, die die Kleinunternehmerregelung nutzen
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten (Bahn-, Bus-, Flugtickets etc.)
- bestimmte steuerfreie Umsätze, die nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei sind (z.B. bestimmte Bildungsleistungen, steuerfreie Vermietung)
- Rechnungen, bei denen entweder Rechnungssteller oder -empfänger nicht im Inland ansässig sind (nach § 13b UStG)
Was ist zu tun
Weltläden, die ihre Rechnungen bereits über eine Software erstellen, sollten sich darüber informieren, wie der Empfang und die Erstellung elektronischer Rechnungen damit funktionieren. Die meisten Buchhaltungssoftwares haben diese Funktion inzwischen. Weltläden, die noch keine Buchhaltungssoftware im Einsatz haben, sollten die Übergangsfrist nutzen, sich zu Buchhaltungsprogrammen zu informieren und auf eine geeignete Software umzusteigen, z. B. BuchhaltungsButler. Wer das nicht möchte und nur wenige Rechnungen im Jahr schreibt, kann auch ein kostenloses Programm wie z.B. PDF24 nutzen.
PC-Kassensysteme
easyWLP
Die ITAG hat die E-Rechnung in easyWLP umgesetzt.
Relotec
Die Firma Relotec hat die E-Rechnung (inkl. Lieferschein & Retourenschein) ebenfalls in ihrer Software RELOPOS umgesetzt.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
Für die Aufbewahrung von E-Rechnungen gelten die auch sonst anwendbaren "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung".
Software
Als Software für kleine Organisationen eignen sich zum Beispiel die verschiedenen Programme von Lexware. Über Stifter helfen können gemeinnützige Organisationen viele Programme zu günstigen Konditionen beziehen.
Aktualisiert: September 2026
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