E-Rechnung
Hintergrund
Zum 1. Januar 2025 werden elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) verpflichtend. Die neue Regelung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das die Bundesregierung im März 2024 beschlossen hat.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem speziellen elektronischen Format (keine PDF-Datei), das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Die neue Regelung betrifft alle Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen. Auch Weltläden gelten hier als Unternehmen.
Übergangsfristen für die Erstellung elektronischer Rechnungen
Für die Erstellung von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber großzügige Übergangsfristen vereinbart. Bis Ende 2026 bleiben "sonstige Rechnungen" (z.B. Papier- oder PDF-Rechnungen) erlaubt, wenn sich Rechnungssteller und Rechnungsempfänger einig sind. Für "kleine" Unternehmen (mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €) gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027.
Ausnahmen für die Erstellung elektronischer Rechnungen
Rechnungen unter 250 EUR gelten als sogenannte Kleinbetragrechnungen. Sie dürfen weiterhin als Papierrechnungen oder in anderen elektronischen Formaten wie z.B. PDF übermittelt werden. Außerdem sind von der E-Rechnungspflicht alle Umsätze befreit, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Eine weitere Ausnahme gilt für den Fall, dass Rechnungssteller oder -empfänger nicht im Inland ansässig sind, sowie für Kleinunternehmer*innen (weniger als 25.000 € im vergangenen Jahr).
Empfang elektronischer Rechnungen ohne Übergangsfrist
Für den Empfang elektronischer Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Laut Bundesministerium der Finanzen genügt für den Empfang von E-Rechnungen ein E-Mail-Postfach. Falls mit der Rechnungs-E-Mail keine PDF-Datei mitgeschickt wird, können spezielle Umwandlungssoftwares benutzt werden. Sie lassen sich über das Stichwort "E-Rechnung öffnen" leicht im Internet recherchieren. Eine Möglichkeit findet sich bei Elster.
Was ist zu tun
Weltläden, die ihre Rechnungen bereits über eine Software erstellen, sollten sich darüber informieren, wie der Empfang und die Erstellung elektronischer Rechnungen damit funktionieren. Weltläden, die noch keine Buchhaltungssoftware im Einsatz haben, sollten die Übergangsfrist der kommenden zwei bis drei Jahre nutzen, sich zu Buchhaltungsprogrammen zu informieren und auf eine geeignete Software umzusteigen, z. B. BuchhaltungsButler. Wer das nicht möchte und nur wenige Rechnungen im Jahr schreibt, kann auch ein kostenloses Programm wie z.B. PDF24 nutzen.
Was sagen die Anbieter von Kassensystemen für Weltläden
easyWLP
Die ITAG hat die E-Rechnung in easyWLP umgesetzt.
Relotec
Die Firma Relotec hat verlautbart, aktiv an der Einführung der neuen elektronischen Rechnungsformate zu arbeiten. Ziel ist es, die Erstellung und den Versand von Rechnungen im Relotec-Kassenmanager ab Januar 2025 den aktuellen Standards anzupassen.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
Für die Aufbewahrung von E-Rechnungen gelten die auch sonst anwendbaren "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung".
Software
Als Software für kleine Organisationen eignen sich zum Beispiel die verschiedenen Programme von Lexware. Über Stifter helfen können gemeinnützige Organisationen viele Programme zu günstigen Konditionen beziehen.
Stand: Dezember 2024
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